複数個口で発送するときの追跡番号管理と、Shopifyへの登録手順

1つの注文に入っている商品を、2個口以上に分けて発送することはありませんか。

日常の発送業務で複数個口の発送を処理してきた経験から、追跡番号の管理とShopifyへの登録は、最初にルールを決めておかないと混乱しやすい作業だと感じています。1個口なら「注文1件に追跡番号1つ」で済みますが、複数に分かれると「どの荷物にどの追跡番号が対応するか」を把握する必要が出てきます。

この記事では、複数個口の発送が発生するケース、追跡番号の管理方法、Shopifyでの登録手順を整理します。

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なぜ複数個口に分けて発送するのか

サイズ・重量の制限を超えるケース

クリックポストで発送できるサイズは、長辺34cm × 短辺25cm × 厚さ3cm、重量1kg以内です。まとめ買い注文で複数の商品を1箱に収めようとしても、この制限を超えてしまう場合は分割して発送するしかありません。

たとえば、TRRSケーブル3本とレジンキーキャップ2個の注文が入った場合、すべてを1つの梱包に入れると厚さ3cmを超えることがあります。私の場合、ケーブルとキーキャップを分けて2個口にすることで、どちらもクリックポストの規格内に収めています。

在庫の保管場所や入荷時期が異なるケース

ハンドメイド商品の場合、注文を受けてから製作する商品と在庫のある商品が混在することがあります。在庫がある分だけ先に発送し、残りは製作後に発送するケースです。

また、仕入れ商品を扱っているショップでは、取り寄せが必要な商品と即発送できる商品が1つの注文に含まれることもあります。

お客様のリクエストがあるケース

「一部の商品を急ぎで送ってほしい」というリクエストが来ることもあります。こうした場合は、急ぎの商品だけ先に発送し、残りを後日発送するという対応になります。

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複数個口の追跡番号をどう管理するか

注文番号と追跡番号の対応表を作る

複数個口の発送で最も怖いのは、「どの注文のどの荷物に、どの追跡番号を割り当てたか」が分からなくなることです。

1個口の発送なら、クリックポストの管理画面やShopifyの注文画面だけで追跡番号を把握できます。ただし、1つの注文に2個口以上の追跡番号が紐づく場合は、対応関係を記録しておく必要があります。

私の場合、シンプルにスプレッドシートで管理しています。

件数が少ないうちは注文のメモ欄に記録するだけでも十分です。ただし、月に数回以上の複数個口が発生するようになったら、一覧で管理できる形にしておいた方が見落としを防げます。

梱包時に追跡番号を確定させる

追跡番号の管理でミスが起きやすいのは、「梱包が終わってから追跡番号を割り振る」パターンです。クリックポストではまとめ申込のCSVアップロード時点で追跡番号が発行されるため、梱包前に「どの荷物にどのラベルを貼るか」を決めておけます。

手順としては以下の流れです。

1. まとめ申込でCSVをアップロードし、宛先を登録する
2. 支払手続きを行い、発送ラベルを印刷する
3. ラベルに記載された追跡番号と宛先を確認しながら梱包する
4. ラベルを貼付して発送する

複数個口の場合は、同じ宛先のラベルが2枚以上出力されます。どのラベルをどの荷物に貼ったかを、対応表に記録します。

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Shopifyで1つの注文に複数の追跡番号を登録する手順

「一部発送」を使ってフルフィルメントを分割する

Shopifyでは、1つの注文に対して複数のフルフィルメント（発送処理）を作成できます。注文内の商品を全部まとめて「発送済み」にするのではなく、一部の商品だけを「一部発送」として処理する形です。

Step 1: 注文を開き、発送する商品を選択する

Shopifyの管理画面で対象の注文を開きます。「未発送」のセクションに商品の一覧が表示されるので、今回発送する商品にチェックを入れます。

Step 2: 追跡番号を入力して「一部発送」する

「アイテムをフルフィルメントする」をクリックし、追跡番号を入力します。配送業者として「Japan Post」を選択し、「お客様に通知を送信する」にチェックを入れて確定します。

この時点で、選択した商品に対するフルフィルメントが作成され、お客様に追跡番号付きの発送通知メールが送信されます。

Step 3: 残りの商品を発送する際に、同じ手順を繰り返す

残りの商品を発送するタイミングで、再度注文を開きます。「未発送」のセクションに残りの商品が表示されているので、同様に追跡番号を入力して発送済みにします。

すべての商品を発送し終えると、注文のステータスが「発送済み」に変わります。

お客様には発送のたびに通知メールが届きます。「一部発送しました」「残りを発送しました」という形で段階的に届くため、お客様もすべての荷物を追跡できます。

同日に2個口を発送する場合も分割する

同じ日に2個口を発送する場合でも、Shopifyへの登録は2回のフルフィルメントに分けて行います。1回目で一部の商品と追跡番号Aを登録し、2回目で残りの商品と追跡番号Bを登録します。

「1回のフルフィルメントで追跡番号を2つ入力できないのか」と思うかもしれません。Shopifyの仕様上、1回のフルフィルメントに複数の追跡番号を入力する機能はありますが、どの追跡番号がどの商品に対応するかが分かりにくくなります。商品ごとにフルフィルメントを分ける方が、お客様にとっても管理する側にとっても明確です。

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ミスを防ぐためのチェックポイント

発送前のチェックリスト

複数個口の発送では、以下のポイントを確認する習慣をつけておくと安心です。

1. 個口数の確認: 注文の商品数・サイズから、何個口になるかを梱包前に確定する
2. ラベルと荷物の対応: 印刷したラベルの宛先・追跡番号と、梱包した荷物の中身が一致しているか確認する
3. Shopifyへの登録漏れ: すべての個口の追跡番号をShopifyに登録したか確認する
4. お客様への通知: 発送通知メールがすべての個口分送信されているか確認する

追跡番号の入力ミスに注意する

複数の追跡番号を扱うと、番号の取り違えや入力ミスのリスクが上がります。クリックポストの追跡番号は数字の羅列なので、似た番号を間違えやすいです。

追跡番号の入力ミスが引き起こす問題については、追跡番号の入力ミスが引き起こすトラブルと、その防ぎ方で詳しく解説しています。

手入力ではなく、発送ラベルから追跡番号を抽出して自動反映する仕組みを使えば、入力ミスのリスクをなくせます。

複数個口が多いなら、CSVでの管理を検討する

月に数件程度であれば手動管理でも対応できますが、複数個口の発送が頻繁に発生するなら、CSVベースでの管理を検討した方がよいかもしれません。まとめ申込でCSVをアップロードする際、同じ宛先を複数行に分けて登録すれば、個口ごとに追跡番号が発行されます。

クリックポストのまとめ申込については、クリックポストの「まとめ申込」を活用した一括発送の手順で手順を詳しく解説しています。

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よくある疑問

Q. Shopifyで一度「発送済み」にした注文に、追跡番号を追加できますか？

できます。Shopifyの注文画面で「追跡情報を追加」から、追加の追跡番号を登録できます。ただし、すべての商品を1回のフルフィルメントで発送済みにした後だと、フルフィルメントの分割ができません。複数個口になると分かった時点で「一部発送」として処理するのが確実です。

Q. 2個口のうち1個だけ届かなかった場合はどう対応しますか？

追跡番号が個口ごとに分かれていれば、届かなかった方の追跡番号で状況を確認できます。フルフィルメントを分割しておくことで、「どの商品が届いていないか」も特定しやすくなります。追跡ステータスに応じて、お客様への連絡や郵便局への調査依頼を行ってください。

Q. クリックポストのまとめ申込で、同じ宛先を2件登録しても問題ありませんか？

問題ありません。同じ宛先を2行記載したCSVをアップロードすると、2件分の申込として処理されます。それぞれに個別の追跡番号が発行されるため、個口ごとの管理が可能です。ただし、意図しない重複にならないよう、アップロード前に件数を確認してください。

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まとめ

複数個口の発送は、追跡番号の管理とShopifyへの登録を丁寧に行えば、問題なく運用できます。

ポイントは3つです。注文番号と追跡番号の対応を記録しておくこと。Shopifyでは「一部発送」を使ってフルフィルメントを分割すること。そして、ラベルと荷物の対応を梱包時に確認すること。

複数個口が増えてくると、手入力での追跡番号登録はミスのリスクが高くなります。瞬時に発送！for クリックポストを使えば、発送ラベルから追跡番号を自動抽出してShopifyの注文に反映できるため、番号の取り違えや登録漏れを防げます。